Wärmepläne leiten sich ab aus einer Bestandsanalyse, welche die Gebäudewärmebedarfe und die Wärmversorgungsinfrastruktur der Gemeinde/Kommune berücksichtigen. Es wird eine Energie- und THG-Bilanz des Ist-Zustands erstellt. Dann wird eine Potenzialanalyse zu künftigen Energieeinsparungen vorgenommen und ein künftiger Bedarf abgebildet. Nutzungspotentiale für Abwärme und erneuerbare Wärmequellen werden geprüft. Anhand der Analysen werden dann Szenarien diskutiert, welche eine zukunftsfähige Wärmeversorgung, unter wirtschaftlichen Kriterien, aufzeigen. Auf Basis dieser Szenarien wird eine Strategie mit Maßnahmenkatalog, Prioritäten und einem Zeitplan und konkreten Umsetzungsplänen abgestimmt. Alle relevanten Verwaltungseinheiten und Stakeholder werden im Prozess beteiligt.
Die Wärmeplanung ist ein stetiger Prozess, welcher nicht mit einem einmaligen Konzept abgeschlossen sein kann. Sie bedarf fortwährender Abstimmung der kommunalen Akteur*innen, aller Stakeholder, der Wärme- und Stadtplanung.